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Sie möchten eine Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, ein Diplom oder ein anderes offizielles Dokument im Ausland verwenden und wurden aufgefordert, eine Apostille vorzulegen?
Eine Apostille ist eine besondere Form der Echtheitsbestätigung für öffentliche Urkunden, die in einem anderen Land verwendet werden sollen. Sie erleichtert die internationale Anerkennung der formalen Echtheit von Dokumenten und ersetzt zwischen den Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens grundsätzlich die aufwendigere diplomatische oder konsularische Legalisation.
Doch wann benötigt man eine Apostille, wo bekommt man sie und muss ein Dokument mit Apostille zusätzlich beglaubigt übersetzt werden?
Kitz Global ist seit 2005 auf professionelle und beglaubigte Übersetzungen in allen Sprachen spezialisiert. Als ISO-zertifizierter Sprachdienstleister übersetzen wir Urkunden, Zeugnisse, Diplome, Gerichtsdokumente und weitere offizielle Unterlagen. Beglaubigte Übersetzungen werden von gerichtlich beeidigten Übersetzern angefertigt und bestätigt.
Wichtig: Eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung sind zwei unterschiedliche Dinge. Je nach Herkunftsland, Zielland und Verwendungszweck können beide erforderlich sein.
Eine Apostille ist eine amtliche Bescheinigung, die bestimmte Echtheitsmerkmale einer öffentlichen Urkunde für ihre Verwendung im Ausland bestätigt.
Sie beruht auf dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, auch Haager Apostille-Übereinkommen genannt.
Die Apostille bestätigt insbesondere:
Die Echtheit der Unterschrift auf der Urkunde
Die Eigenschaft, in welcher die unterzeichnende Person gehandelt hat
Gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels
Eine Apostille bestätigt dagegen nicht, dass sämtliche Angaben im Dokument inhaltlich richtig sind.
Ebenso wenig bedeutet sie automatisch, dass eine ausländische Entscheidung, ein Berufsabschluss oder ein sonstiger Rechtsstatus im Zielland anerkannt wird.
Eine Apostille kann je nach Ausstellungsland unterschiedlich gestaltet sein. Ihr Inhalt folgt jedoch einem international festgelegten Muster.
Sie trägt die französische Überschrift:
APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
Typischerweise enthält sie Angaben über:
Das Ausstellungsland
Die Person, die die Urkunde unterzeichnet hat
Die amtliche Funktion dieser Person
Den Stempel oder das Siegel
Den Ausstellungsort
Das Ausstellungsdatum
Die zuständige ausstellende Behörde
Die Nummer der Apostille
Den amtlichen Stempel und die Unterschrift beziehungsweise eine entsprechende elektronische Bestätigung
Eine Apostille kann auf dem Dokument selbst angebracht oder als gesondertes Blatt mit diesem verbunden werden. In Ländern mit entsprechenden Verfahren sind auch elektronische Apostillen möglich.
Eine Apostille wird häufig benötigt, wenn eine öffentliche Urkunde aus einem Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens in einem anderen Vertragsstaat verwendet werden soll.
Typische Anwendungsfälle sind:
Internationale Eheschließung
Einbürgerung
Familiennachzug
Personenstandsverfahren
Studium im Ausland
Berufliche Anerkennung
Erbschaftsverfahren
Immobiliengeschäfte
Internationale Unternehmensgründung
Gerichtsverfahren
Ob tatsächlich eine Apostille verlangt werden darf oder benötigt wird, hängt von der Dokumentart, den beteiligten Ländern und möglichen Ausnahmen ab.
Eine Apostille kommt insbesondere für öffentliche Urkunden infrage.
Dokument | Typischer Verwendungszweck |
|---|---|
Geburtsurkunde | Eheschließung, Einbürgerung, Personenstandsverfahren |
Heiratsurkunde | Familiennachzug, Namensänderung |
Sterbeurkunde | Erbschafts- und Nachlassverfahren |
Scheidungsurteil | Erneute Eheschließung, gerichtliche Verfahren |
Führungszeugnis | Aufenthalt, Berufszulassung |
Schulzeugnis | Studium, Anerkennung |
Universitätsdiplom | Studium, berufliche Anerkennung |
Notarielle Vollmacht | Immobiliengeschäfte, Vertretung |
Handelsregisterauszug | Unternehmensgründung, Bankgeschäfte |
Gerichtsurteil | Grenzüberschreitende Rechtsverfahren |
Bei Schulzeugnissen, Diplomen und privaten Dokumenten kann es erforderlich sein, zunächst eine amtliche Bestätigung oder notarielle Beglaubigung einzuholen, bevor eine Apostille erteilt werden kann.
Nicht jedes Dokument ist unmittelbar apostillefähig.
Eine Apostille wird von einer zuständigen Behörde des Staates ausgestellt, aus dem die öffentliche Urkunde stammt.
Welche Behörde zuständig ist, hängt vom jeweiligen Land und von der Dokumentart ab.
In Deutschland können beispielsweise unterschiedliche Behörden für Personenstandsurkunden, gerichtliche Dokumente oder andere öffentliche Urkunden zuständig sein.
Auch in Österreich richtet sich die Zuständigkeit nach der Art und Herkunft des Dokuments.
Bei ausländischen Dokumenten muss die Apostille grundsätzlich im jeweiligen Ausstellungsstaat eingeholt werden.
Wichtig: Eine Übersetzungsagentur stellt selbst keine Apostillen für öffentliche Urkunden aus. Die Apostille wird von der dafür zuständigen staatlichen Stelle erteilt.
Eine Apostille bestätigt bestimmte Echtheitsmerkmale einer öffentlichen Urkunde. Eine beglaubigte Übersetzung bestätigt dagegen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung.
Apostille | Beglaubigte Übersetzung |
|---|---|
Bestätigt die Herkunft beziehungsweise formale Echtheit einer öffentlichen Urkunde | Bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit einer Übersetzung |
Wird von einer zuständigen staatlichen Behörde ausgestellt | Wird von einem gerichtlich beeidigten Übersetzer angefertigt und bestätigt |
Erleichtert die Verwendung von Urkunden im Ausland | Macht den fremdsprachigen Dokumenteninhalt verständlich |
Übersetzt den Inhalt nicht | Bestätigt nicht die Echtheit der Ausgangsurkunde |
Beispiel: Sie möchten eine türkische Geburtsurkunde bei einer deutschen Behörde einreichen. Je nach Verfahren kann eine Apostille für die türkische Urkunde und zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche erforderlich sein.
Ja, das kann erforderlich sein. Wenn eine Urkunde mit Apostille beglaubigt übersetzt werden muss, kann die empfangende Institution verlangen, dass auch die Apostille Bestandteil der Übersetzung ist.
Die Apostille enthält beispielsweise Angaben zur ausstellenden Behörde, zum Datum, zum Siegel und zur Echtheitsbestätigung. Diese Informationen können für die Verwendung des Dokuments relevant sein.
Deshalb empfiehlt es sich, die Apostille möglichst vor der Beauftragung der Übersetzung einzuholen.
So kann der gerichtlich beeidigte Übersetzer die Urkunde einschließlich der Apostille vollständig übersetzen.
Bei vielen internationalen Urkunden ist folgende Reihenfolge sinnvoll:
Originalurkunde beschaffen: Beantragen Sie die benötigte öffentliche Urkunde bei der zuständigen Stelle.
Apostille einholen: Lassen Sie die Urkunde, sofern erforderlich, im Ausstellungsstaat mit einer Apostille versehen.
Dokument vollständig übermitteln: Senden Sie uns die Urkunde einschließlich der Apostille als Scan, PDF oder gut lesbares Foto.
Beglaubigte Übersetzung erhalten: Der gerichtlich beeidigte Übersetzer übersetzt die erforderlichen Bestandteile und bestätigt die Übersetzung.
Je nach Zielland kann allerdings eine andere Reihenfolge oder eine gesonderte Bestätigung der Übersetzung verlangt werden. Klären Sie daher die Vorgaben der empfangenden Institution.
Apostille und Legalisation dienen beide der internationalen Verwendung öffentlicher Urkunden. Der Unterschied liegt insbesondere im Verfahren.
Apostille: Zwischen Staaten, für die das Haager Apostille-Übereinkommen gilt, ersetzt eine Apostille grundsätzlich die traditionelle Legalisation.
Legalisation: Wenn das Apostille-Übereinkommen zwischen den beteiligten Staaten nicht anwendbar ist, kann eine diplomatische oder konsularische Legalisation erforderlich sein.
Eine Legalisation kann mehrere Bestätigungsschritte umfassen.
Welches Verfahren erforderlich ist, hängt von den beteiligten Ländern, der Dokumentart und gegebenenfalls weiteren internationalen Vereinbarungen ab.
Die Bearbeitungszeit hängt von der zuständigen Behörde und dem jeweiligen Verfahren ab. Sie kann von einer kurzfristigen Ausstellung bis zu mehreren Wochen reichen.
Die Übersetzung ist ein davon getrennter Arbeitsschritt.
Viele Standarddokumente können bei Kitz Global innerhalb von 24–48 Stunden beglaubigt übersetzt werden, abhängig von Sprache, Umfang und Verfügbarkeit.
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